1．精選擬發(fā)送郵件的地址
郵件地址可從展覽展示組織機(jī)構(gòu)的c管理軟件中提取，也可從展覽專用網(wǎng)站的郵件列表中理，其至可以通過(guò)各種渠道收集的展覽信息中精選（如專業(yè)出版物、展覽會(huì)刊、其他展覽相關(guān)網(wǎng)站等）。通過(guò)專業(yè)管理軟件如郵件列表管理器(MailListManagement）對(duì)地址文件進(jìn)行合處理。刪除重復(fù)郵件的地址，按要求組成指定數(shù)量的郵件發(fā)送列表，以適合群發(fā)軟件的發(fā)送要求。
2．查驗(yàn)郵件地址的有效性
國(guó)內(nèi)外很多門戶網(wǎng)站推出的免費(fèi)郵箱，如連續(xù)三個(gè)月不使用就會(huì)被網(wǎng)站刪除。因此，需對(duì)郵件地址進(jìn)行定時(shí)檢查校驗(yàn)，刪除已失效的地址。最為有效方法就是利用郵件在線校驗(yàn)器(AdvancedMailListVerify)進(jìn)行在線校驗(yàn)，該件采用模擬方式向被校驗(yàn)的郵箱發(fā)信（實(shí)際上并不發(fā)出郵件），檢查郵件地址存在與否，而且速度相當(dāng)快。
3．注意郵件主題與內(nèi)容的書寫
國(guó)內(nèi)外很多網(wǎng)站的郵件服務(wù)器為過(guò)濾垃圾郵件設(shè)置了常用垃圾關(guān)鍵詞，用于過(guò)濾，如果郵件主題和郵件內(nèi)容中包含大量有嫲疑的關(guān)鍵詞（如促銷、價(jià)格等不雅詞匯），服務(wù)器將自動(dòng)過(guò)濾該郵件，致使郵件發(fā)送不成功。因此在書寫郵件主題和內(nèi)容時(shí)，應(yīng)盡量避開被嫲疑為垃圾郵件的文字和詞匯或垃圾郵件所常用的宣傳推廣主題，以便郵件群發(fā)能順利地進(jìn)行。
4．區(qū)別不同群發(fā)軟件發(fā)送參數(shù)的差異性
不是每一個(gè)群發(fā)軟件都能將郵件順利發(fā)送到任何郵箱。如一個(gè)群發(fā)軟件可發(fā)送郵件至21cn.com、sohu.com、263．net等，而另一個(gè)群發(fā)軟件可發(fā)送郵件至sina.com、etang.com。這種情況在STMP群發(fā)軟件中尤為突出。因此，在群發(fā)郵件前預(yù)先申請(qǐng)多種免費(fèi)郵箱，對(duì)多款群發(fā)軟件進(jìn)行相應(yīng)的發(fā)送測(cè)試，根據(jù)測(cè)試結(jié)果再選擇針對(duì)性的群發(fā)軟件進(jìn)行發(fā)送。
5．根據(jù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境設(shè)置發(fā)送線程
發(fā)送線程是指同時(shí)群發(fā)的郵件數(shù)，當(dāng)發(fā)送線程設(shè)置為100時(shí)，就相當(dāng)于100臺(tái)電腦同時(shí)發(fā)送郵件。發(fā)送線程數(shù)越大，發(fā)送速度就越快。在群發(fā)郵件時(shí)發(fā)送線程須根據(jù)網(wǎng)絡(luò)帶寬進(jìn)行設(shè)置，如設(shè)置數(shù)過(guò)大，超過(guò)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸能力，電腦將會(huì)提示惜誤、藍(lán)屏或死機(jī)。通常情況下，56K撥號(hào)上網(wǎng)不能超過(guò)20個(gè)，ISDN不能超過(guò)50個(gè)，ASDL根據(jù)分配帶寬可設(shè)置為100個(gè)其至更多的發(fā)送線程。設(shè)置數(shù)量較多的線程發(fā)送郵件，除滿足以上條件還需提高電腦CPI-I與內(nèi)存的配置。盲目加大發(fā)送線程，服務(wù)器有時(shí)會(huì)限制同一時(shí)間來(lái)自同址線程的訪間數(shù)量，如超過(guò)規(guī)定線程數(shù)，即使連接到服務(wù)器，服務(wù)器也不會(huì)響應(yīng)，郵件發(fā)送就不成功。
6．合理設(shè)置DNS服務(wù)器
人們習(xí)慣記憶域名，但機(jī)器間互相只認(rèn)IP地址，域名與IP地址之間是一一對(duì)應(yīng)的。DNS在群發(fā)軟件中的作用是用以尋找接收郵件的服務(wù)器，  軟件中一也附帶了幾個(gè)DNS服務(wù)器，對(duì)此可以不作任何設(shè)置。如使用的服務(wù)器不能自動(dòng)尋找，而軟件中也丬殳有附帶DNS服務(wù)器地址的群發(fā)軟件，可向軟件開發(fā)商進(jìn)行咨詢。
7．盡量使用原機(jī)配置的DNS
使用服務(wù)器不要直接選用下拉列表中所列的選項(xiàng)。如果使用“自動(dòng)獲取”就無(wú)法正常獲得原機(jī)上網(wǎng)時(shí)所用的DNS，如果網(wǎng)絡(luò)丬殳有設(shè)置，可以模擬一個(gè)格式如xxx.com或者xxx.net等。因?yàn)?，?guó)內(nèi)外大多郵件服務(wù)器在接收郵件時(shí)，會(huì)拒收丬殳有域名服務(wù)器發(fā)出的郵件。
8．靈活使用郵件地址
眾多的郵件服務(wù)器具有判斷郵件是否真的從發(fā)件人郵件服務(wù)器發(fā)出的功能，如果不是，服務(wù)器就會(huì)拒絕這些群發(fā)郵件。例如，如果發(fā)件人所填郵箱為xxxx@263．net，郵件服務(wù)器會(huì)根據(jù)郵件中的來(lái)判斷郵件是否真的來(lái)自于263．net的郵件服務(wù)器，由于263．net郵件服務(wù)器的IP是固定的，因此很容易發(fā)現(xiàn)IP與真正的郵件服務(wù)器不符，因此就會(huì)出現(xiàn)認(rèn)證惜誤，導(dǎo)致郵件不能有效發(fā)送。那么該如何解決呢？其實(shí)很容易，只要在填寫發(fā)件人郵箱時(shí)，不使用常用郵箱就可以了，（批注隨意填寫的郵箱地址不是目標(biāo)客戶，即使發(fā)送了郵件也是無(wú)效的），就可以輕松解決這個(gè)間題。當(dāng)群發(fā)很多郵箱時(shí)，遇到不能正常發(fā)出的情況都可以采用以上方法。

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